Monday, 5 March 2012

Arsip Digital

Siapapun yang pernah bekerja di bagian administrasi pasti sudah merasakan bagaimana mencari arsip secara manual. Membuka lemari penyimpan file, kemudian tengok satu-satu untuk mencari file yang ada dan berharap semoga saja file yang dicari akan ada. Kalau udh ga ada pastinya mulai uring2an, kesal, panik dan sebagainya sambil termenung dan mengingat-ingat tempat terakhir menyimpan file tersebut.

Sewaktu saya ditempatkan di bagian administrasi, saya hampir selalu menyimpan file-file tersebut dalam bentuk digital alias di scan alias menyimpan dalam bentuk soft copy. Meskipun begitu saya juga mem-backup dalam bentuk hard copy (di foto kopi). Alasan saya menyimpan dalam bentuk soft copy sebenarnya sederhana yakni pelupa yang cukup sering....hehehehehe. Alhamdulillah, banyak sekali manfaatnya terutama apabila butuh cepat mencari file karena tinggal di search doang. Sedangkan manfaat lain adalah menghemat kertas dan yang lebih luas lagi menyelamatkan pohon-pohon untuk tidak di tebang....*lebay deh...*

Nah, meskipun saya sudah melakukan untuk file di kantor namun saya belum melakukan penyimpanan file pribadi khususnya untuk ijazah maupun sertifikat training. Untuk SIM dan KTP sih, saya pernah menyimpannya untuk alasan kepraktisan aja. Saya menjadi terpikirkan untuk melakukan semua file penting di simpan dalam bentuk digital atau soft copy setelah melihat file rekan di kantor yang sangat rapi menyimpan file-file penting di komputernya *hard disk externalnya* Seketika itu juga rasanya mau  pulang dan mengerjakan langsung di rumah.

Perbedaan antara mengerjakan di kantor dan di rumah ternyata banyak. Kalau di kantor tinggal minta anak-anak yang sedang praktek kerja lapangan (pkl) untuk melakukan scan file-file dan saya tinggal menikmati hasilnya saja. Sedangkan kalau di rumah, ini jadi pekerjaan yang menjemukan apalagi mesin scanner tidak secanggih yang di kantor.....hehehehe.

Minimal mulai malam ini, saya punya pekerjaan tambahan untuk scanning dokumen satu demi satu agar semua dokumen penting memiliki back-up dalam bentuk file atau soft copy. Niatnya sih semua dokumen yang dianggap penting akan saya buat soft copynya dari akte kelahiran, raport, ijazah hingga kartu keluarga. Ada yang mau bantuin???....atau semuanya udah melakukan digitalisasi dokumen-dokumennya? saya ketinggalan deh kalau begitu....hiks...hiks....hikss....

NE




25 comments:

Lidya - Mama Pascal said...

betul juga ya pak,kalau sudah digital jadi lebih mudah

Imelda said...

beluuum aku belum semua aku digitalisasikan. Hanya paspor dan KTP (takutnya gempa sehingga perlu backup) Tapi ijazah malah tidak ada tuh. Bagusnya semua disimpan datanya dlm bentuk file, BUT hati-hati karena aku udah pengalaman 2 HD external nya rusak. Biasanya bagian pmutar discnya tidak tahan lama. Untungnya hampir semua file penting aku safe di dua HD.

Selain di HD, aku sarankan punya "briefcase" dumay. Skr aku pakai dropbox, dan aku hy buka aksesnya utk anggota keluarga jkt dan orang-orang kepercayaan. Simpan daftar kekayaan Domain dan kata kunci juga di situ shg seandainya tiba-tiba aku mati bisa buat pemberitahuan :D

Asop said...

Hehe, beginilah kehidupan penduduk jaman modern. :D
Lebih mudah dalam bentuk digital. Sebagai back-up. ;)

chocoVanilla said...

Waah, kok gak kepikiran saya ya, Bang?

Tapi emang males scannya ya, Bang? Klo gitu saya bnebeng juga aachh :P

nh18 said...

Sebagian yang penting dan sering digunakan saya sudah punya pdf atau jpg nya ...
KTP - KK - NPWP dan Paspor ...

tapi sebagian yang lain belum ...

Waaahhh sepertinya saya perlu punya nih file pribadi ... yang berisi scan-scanan ...

Ijazah ... transcrip nilai ... sertifikat training ... sertifikat sebagai trainer dan sebagainya ...

Thank mengingatkan Pak Neck

Salam saya Pak Neck

niee said...

aaahh iya juga yak mas.. gak pernah kepikiran tapi jadi mau ikutan juga ah.. terutama sk kerja dan ijazah neh.. :D

Bintang said...

Saya belum, Necky...semuanya masih arsip tradisional berupa kertas, belum ada satupun yang saya jadikan arsip digital...hoho, saya lebih ketinggalan lagi kan?
;)

Bibi Titi Teliti said...

Bang...
aku belum punya soft copy dokumen penting tuh bang...
baru kepikiran juga...

gak punya scanner nya soalnya...

tapi masalahnya hard disk ku udah penuh sama download an drama korea nih bang...gimana dong...mereka jauh lebih penting kan...hihihi...

ded said...

Alhamdulillah Pak Nek, sejak beberapa tahun yang lalu saya selalu men-scan file2 pribadi mulai dari katp, paspor, npwp, sim, stnk,akte kelahiran, ijazah, sertifikat, surat nikah dll. Begitu juga file2 istri dan anak2. Enaknya kalau butuh tinggal print tidak perlu foto copy lagi... :)

Tebak Ini Siapa said...

Wah iya ya.
Aku baru ktp aja yang ada soft copynya :(

nicamperenique said...

hahahaha kayak aku aja mas
foto2 keluarga tak scan kabeh
bukan ngerjain sendiri
tapi minta tolong sama yang kerja.
itu disuruh sekalian buat dia belajar, biar lancar gitu hihihiih

Orin said...

karena ga punya scanner di rumah, dan di kantor riskan lah ya, suamiku malah memfoto semua dokumen2 itu mas hihihi.. istrinya ini mah masih males, cuma KTP doang yg ada scan-annya :(

irmarahadian said...

mesti cari scanner dlu nich pak...

Adang N M I said...

nice... catatan yang bermanfaat .saatnya mendigitalkan dokumen dokumen penting...

salam bahagia
salam kenal dan follow juga
Revolusi Galau

vizon said...

Alhamdulillah, saya sudah melakukannya semua, Bang. Baik file pribadi saya, seperti ijazah, transkrip nilai, akta kelahiran, SK, dll. Begitu juga milik istri dan anak-anak, semua sudah saya digitalkan.

Hal itu bukan tanpa sebab. Gara-garanya suatu ketika ada yang saya urus di Jakarta. Tanpa saya sadari, ada berkas yang tertinggal di Jogja. Akhirnya, harus meminta istri untuk mem-fax kan. Memang tidak terlalu rumit, karena ada teknologi faximili. Namun, jika saya sudah punya file digitalnya, kan tinggal print saja, sehingga tidak perlu repot-repot kirim fax

Oleh sebab itulah, maka sejak itu semua dokumen penting, saya scan dan simpan dalam hard disc serta disimpan juga secara online di email.. :)

edratna said...

Memang perlu ya untuk back up data.
Masalahnya hasil scan jika di print tak sebagus jika difoto kopi ya.

Niar Sri Sadono Ningrum said...

wah cemungguut dung nyecan dokumen nya satu2 tuh om :D nitip pnya niar yaa :D

NECKY said...

bu enny...dalam proses scan untuk mendapatkan resolusi yg baik minimal 300 dpi. Nah kalau untuk supaya filenya ga terlalu besar formatnya pdf bu.....

NECKY said...

orin...mesin scan yg standar udh murah dan cukup bagus koq. Saya aja pake yg 3 in One Printer, Scan dan copy.

NECKY said...

mbak lydia...berarti udah nyeken juga nih kayaknya....

bunda Lily said...

Alhamdulillah, sebagian dokumen2 penting dirmh, sudah di back up ,Necky
terimakasih sudah sharing hal yg sangat bermanfaat ini
salam

Endy said...

serba digital neh Om:)
kalau saya belum, mengenai surat-surat penting masih dalam bentuk "dulu", tapi dengan membaca ini, jadi kepengen beli scanner..

NECKY said...

mbak EM....punya saran tempat menyimpan di dumay yang reliable dan ok??? ditunggu jawabannya

NECKY said...

asop...terkadang kita memang terpaksa harus ngikuti perkembangan jaman. Daripada ribet belakangan mis: ada yg minta dikirimkan data2 kita secara mendadak...mendingan siap2 khan??

Elsa said...

wah bener juga yaa....
jika semua dokumen juga disimpan dalam bentuk digital, setidaknya mungkin bisa diselamatkan...

saya pernah kehilangan semua dokumen penting karena rumah terbakar...
semuanya, ijazah, surat penting dll....

tapi yang paling berharga sih foto foto masa kecil


kalo ijazah bisa diurus lagi meskipun ribetnya setengah mati setengah hidup!!!!!

tapi kalo foto masa kecil?????